面对瞬息万变的市场，一套能迅速分析并实时应对供求转变的企业方案，成为中小企的致胜关键。当机不可失的黄金机遇就在眼前时，倘若中小企仍需大费周章，一步一步从头调整部署策略，由调配货源供应、增加销售渠道，到协调各部门之间的安排、微调市场价格等，往往可用上数星期甚至数月的时间，费时失事之余，黄金机会亦同时流走。

不少中小企使用传统点对点系统（point system）及表格程序（spreadsheet）管理销售及市场业务。这类点对点解决方案（point solutions）主要针对指定部门的工作需求而设定，例如为市场及销售部整合其工作流程等。以该部门用户的角度来设计的的解决方案，令主管可更轻松地将作业程序自动化。但简化工序的同时，这类只为单一部门而设的系统，却忽略其它部门输入额外但重要的数据，而且无法应付跨部门的业务需求，结果令不少中小企内部出现多个解决方案，部门之间的业务系统变得零散而难以整合。

而在这类中小企中，经常出现跨部门的业务决策，例如当制定面向市场的策略时，如产品定价、如何提升产品利润等，往往需要各部门之间协调，并使用多点解决方案（multiple point solutions）及表格程序。但部门之间同时使用多点解决方案执行跨功能（cross-functional）程序，却可能衍生以下种种执行上的问题：

• 由于各个点对点解决方案各有其数据库及指定用家，整套系统中不难发现互相矛盾的数据，以致延误这种跨功能决策的执行。而由于数据的不一致，系统之间的关键绩效指针（KPIs）也会因此出现误差，例如财务部某一表格程序上的季度收入，与销售部自动化系统内的数据不符等。这些差异容易混淆企业对其市场策略的分析，并因此阻碍跨功能决策的执行。
   
• 系统之间的数据依赖人手输入，例如客户配置系统上的数据，需以人手输入到财务管理上的发票交易系统，从而增加数据出现误差的风险。当然，企业也可选择整合这些零散的系统，但涉及庞大的IT资源，并且可能令整套系统变得疆化，高风险的部署成本令不少中小企却步。
   
• 多点系统之间的数据存取，亦成为中小企业的一大困难。由于部门只存取与其日常工作相关的点对点系统，因此无法取得其它部门的业务相关信息。例如销售团队只存取市场及销售部的点对点系统，但有关货件的投递及运送情况的数据，却储存在营运系统内，因此无法得知实际的送货状况或估计确实送抵日期之余，甚至当客户投诉时，无法从内部撷取导致运送延误的原因。

面对种种可能由多点解决方案产生的问题，一套综合企业资源计划系统（Integrated ERP system）可能是企业的更好选择。当所有业务流程均经由整合系统自动化，取代部门之间零散的系统，并以一体化的数据模型整合有关客户、供货商、员工及业务营运的所有数据。管理层不但可对其业务有更透彻的了解，并可促进部门之间的协调。所有数据将整合于方案内的数据库上，透过统一的报告及仪表（dashboards），令企业的营运情况变得一览无遗。

除此以外，综合企业方案更可让企业预先得悉客户可能遇到的问题，从而尽早采取相应措施。在传统的多点解决方案营运下，当客户遇上有关订单的问题，企业内部需追纵及翻查多个不同系统的数据，才可对问题的始末有更完整的理解，阻碍企业决策之余，更影响客户的信心。整合到综合企业方案后，仪表、工作流程表及自动化提示等的应用，将提示营运管理上可能出现的潜在问题，让企业可防患于未然。

综合企业资源计划系统的好处吸引不少企业，现在这类型的系统更提供快速部署模板，大大减低部署成本及时间，相比安装多点解决方案然后人手整合来得简便。从此，中小企用家更容易洞悉企业的营运实况，以准确迅捷的决策，尽握一切市场机遇。

作者：杨志豪（SAP香港业务创新、销售途径及商业生态系统部副总裁）